予約システムを導入した歯科医院へアンケートを実施!

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実際に予約システムを導入した歯科を直撃!
歯科医にアンケートを実施し、現場の声をお届けします。

Q:ノート予約で困っていたことは?

A.
ノートのアポ帳だったときは、常に初診の予約をとるということができなかったので、新患者数がいまよりも少なかったです。また、予約の確認や無断キャンセルについては患者さんにお電話をしていました。これもスタッフの手間になっていたと思います。
さらに、朝礼時に担当者ごとにリコール数やキャンセル数を把握するのが大変でした。
(岐阜県R歯科クリニック)
電話がひっきりなしに鳴り、予約、会計、遅刻した患者さんへの電話、はがきの送付など、受付スタッフの業務が膨大でした。また、予約ノートは1冊だったので、予約を確認するには受付に行くしかありませんでした。スタッフが混雑することも…。
(東京都N歯科クリニック)
予約を受けるときは、歯科医ができる仕事と歯科衛生士ができる仕事をその場で判断しなくてはならず、スムーズにアポをとることができる状況ではなかった。また、覚えていない患者さんからの電話のときには、ノートで情報を確認するまで時間がかかり、患者さんを待たせてしまうこともあった。
(北海道S歯科クリニック)

Q:予約システムを導入して良かったことは?

A.
予約システムを導入したことで、ユニットの回転率を高め、1日の来院患者数を増やすことができた。多少バタバタするのも事実だが、システムによるアポイントコントロールができていることで、スムーズに診察ができている。また、スタッフの負担が減ったので好評。
(東京都Nデンタルクリニック)
スタッフ間での情報管理・共有にメリットを感じています。患者さんとのコミュニケーションで、治療以外の情報も共有できるのは大きいです。患者さんにお祝いごとがあったときに、いろんなスタッフがその情報を共有しておくことで、親密なコミュニケーションをとることができます。また、各種統計も便利です。診療時間や待ち時間、ドクター別のキャンセル率なども見られるので、サービスの質を判断する指標のひとつにしています。
(大阪府S歯科医院)
定期健診の予約を取るのが楽になりました。また、予約確認メールに患者さんからの要望も入れられるので、それをドクターが見ることで診察前のコミュニケーションもできています。
(北海道M歯科)

Q:貴院の予約システム活用法を教えてもらえますか?

A.
勤務医が多いため、各ドクターがスマートフォンで予約システムを見られるように設定し、それぞれが前日に翌日の予約を確認することで、段取りとシミュレーションをしています。また、他のドクターの動きが把握できるので、他のドクターに空きがあれば、そこに自分の患者様を入れるなど、空き予約も有効的に埋めることができるようになりました。さらに受付業務に関しては、予約システムを見られる端末を多く用意することで、やり取りが早くなり受付・院内の流れがスムーズになりました。
(神奈川県H歯科)
PCやiPadを使用してチェアサイドで予約を取れるようになり、常にリアルタイムな情報を確認できるようになりました。また、色分けやアイコン機能を使い分けて患者様の特徴を入力しておくことで、対応の質を上げることができました。また、キャンセルが発生したら、来院されている患者様の治療時間を延ばしたり、急患を入れたりすることがスムーズにできるようになりました。
(神奈川県S歯科クリニック)

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