予約システムが歯科医院にもたらすメリット

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誰でも予約管理ができる体制を実現

ノート予約管理への書き込みは、とても細かく煩雑なため、スタッフ全員ができるということは少なく、1人のスタッフに負担が集中していることがほとんどです。そのため、そのスタッフだけが見るノートとして使用されていることもあります。

しかし、予約システムを導入することで、患者さんの希望日時における予約状況を確認するという煩雑さから解放されます。これにより、誰でも予約管理ができるようになるのです。つまり、システムが水平展開されることで、予約受付や変更について特別なスキルを必要とせず、スタッフ全員が対応できる体制が整い、機会損失も減らせるというわけですね。

また、ノートの予約管理では、予約の変更があった場合、ノートの該当部分を消して再度書く必要があります。これを繰り返すと、どうしても読みづらく、見た目も汚れたものになってしまいます。さらに、書き間違いや読み間違いといったリスクもあります。こういいたリスクも解消してくれるのが予約システムです。

予約状況がいつでもどこでも見られる

気になったときにどこでも予約状況が確認できるという点も、予約システムのメリットです。

例えば、歯科医師の場合、明日の予約状況が確認したいこともあるでしょう。そんなとき、ノートで予約を管理していたら、退勤前に確認し、メモをとるしかありません。しかし、自宅で急に明日の治療内容について考えたいときもあるはずです。このような場合、ノートの予約管理では確認のしようがありません。

この点、予約システムでは、スマートフォンを使用して明日の予約をリアルタイムで確認することが可能です。難しい治療が控えている場合などには、事前にその予約を知っておくことで心の準備をすることもできます。 また、スタッフにとっても予約システムは便利です。ノートは1冊しかありませんが、予約システムではデータを共有できますので、受付以外でも予約状況を確認することができます。例えば、受付ではパソコンで、他の場所ではタブレットで、という使い方も可能ですよ。

患者さんはカンタンに予約できるように

予約システムを導入することは、医院側だけではなく患者さんにとってのメリットもあります。それは、簡単に予約できるようになるという点です。

ノートでの予約管理をしている場合、歯科に電話をして予約をとらなければなりません。人と話して予約を取るわけですから、患者さんの中にはこの行動を億劫に感じる方もいるようです。しかし、予約システムがあれば、インターネットを通して24時間365日いつでも予約を取ることができます。つまり、患者さんが予約したいタイミングに合わせて予約ができるのです。

予約システムがない場合、予約が取りにくいことから、予約システムを導入している他の医院に患者さんが流れてしまうこともあります。そのような通院途中での離脱を防ぐことも可能ですし、「web予約ができるから便利だ」と感じる患者さんもいることでしょう。そういった口コミが新規の患者さん獲得にもつながり、経営力の向上に結び付くのです。

リマインドメールで無断キャンセル率が激減

リマインドメールとは、患者さんが予約をした日時の前に予約確認をしてくれるメールのことです。

このメールが届くことで、患者さんの「うっかり忘れ」を防ぐことができ、無断キャンセルの激減につながります。実際、無断キャンセルの多くが、予約の「うっかり忘れ」といわれているだけに、このリマインドメールの効果は大きいといえるでしょう。

また、リマインドメールが届いた際に、予定が合わなくなったことを思い出す患者さんもいます。このときも、ネット上から簡単に予約の変更ができるので、無断キャンセルにはならず、機会損失も防ぐことができるのです。

さらに、リマインドメールには、患者さんが予約をしっかり認識してくれるという効果もあります。歯科は得てして避けられがちなもの。できれば行きたくないという患者さんもいます。しかし、リマインドメールが届くことで、「予約が入っている」という認識を促すことができます。これにより、心理的にもキャンセルしづらくなるという利点もあるのです。

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