ノート予約が原因でトラブルが起こる!?

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予約管理でのミスが多発

ノート予約によるアナログ手法の予約管理は、簡単そうに見えて実はとても難しい作業です。

歯科の業績を向上させるためには、どのように患者さんの予約をとるかが重要になります。言い換えると、歯科医師や歯科衛生士がどれだけ稼働できるかにかかってくるということです。しかし、歯科医の治療の特徴として、診察内容が幅広いことが挙げられ、これにより治療時間も異なるため、簡単に予約管理をすることが困難になっているのです。

利用時間を一律にすることは不可能ですから、アナログな手法だと各患者さんに合わせて柔軟に対応するしかありません。

しかし、ベテランスタッフのように、予約管理に慣れている者でなければ複雑な予約を受けることができなかったり、患者さんとの調整に時間がかかったりする場合もあります。ベテランスタッフが休みの日にはほかのスタッフが予約管理を行うことになりますが、難しい治療を連発させてしまうことや、アポミスを引き起こしてしまうことにもつながるのです。

患者さんも予約を入れるのに一苦労

ノートを使用した予約管理は、歯科側だけでなく、治療を受ける患者さん側にも不利益を与えてしまうことがあります。

例えば、歯の治療を受けたいと考えている患者さんが、歯科に予約電話をしたとしましょう。ノートでの予約管理をしている歯科では、営業時間内でなければ電話がつながらないことが多いです。しかし、仕事中に電話が掛けられない患者さんは、仕事が終わったあとに掛けるしかありません。電話がつながらない歯科では予約もできませんよね。すると、患者さんは予約システムを導入していて、ネットで予約ができる歯科に予約をすることでしょう。

パソコンやスマートフォンが普及している現在、歯科に関してもインターネットを使用して病院を検索する人が増えています。ノートでの予約管理を続けている歯科は、目の前の患者さんを他の歯科に取られてしまっている可能性もあるのです。機会損失の状況が増えれば、新規の患者さんを獲得することは困難です。

相次ぐ無断キャンセル

ノート予約管理の運用には、無断キャンセルの危険性も潜んでいます。これは、患者さんが予約を無下にしているわけではありません。無断キャンセルの最も多い原因は、「うっかり忘れ」だといわれています。

せっかく予約をいただいたにもかかわらず、患者さんの「うっかり忘れ」で機会損失をしてしまうのはとてももったいないことです。

こういったことは、ノートによる予約管理だからこそ発生してしまうことです。しかし、予約システムを導入することで、予約をしている患者さんに向け、システムが自動で予約日前にメールを配信してくれます。これにより、患者さんの「うっかり忘れ」を防ぐことができるのです。

また、患者さんの急な仕事などで、予約変更の電話をすることができないまま無断キャンセルになってしまう例もあります。このような場合にも、ネット上から予約の変更が簡単にできるため、次の予約につながるのです。 機会損失を減らすだけでも、大幅な経営改善になります。

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